Yeni çalışanların %25'nin ilk yıl içinde işlerini bıraktığını ve %20'sinin işi ilk 45 gün içinde bıraktığını biliyor muydunuz? Doğru adayı bulmak her zamankinden daha zor hale geldi. Ancak doğru adayı bulduktan sonra daha büyük bir zorluk başlar. Çalışan onboarding, tahmin edilebilenden daha fazla önemlidir.
Doğru yeteneği aramak, belirlemek, mülakat yapmak ve işe almak için sonsuz saatler ayırdıktan sonra, yeni işe başlayan kişi işi bırakırsa, tüm bu çalışmalar boşa gider ve birinci adıma geri dönülür. Bu nedenle, şirketler ve İK uzmanları işe alma ve onboarding sürecinin önemini göz ardı etmemeli.
Bu yazımızda, çalışan onboarding sürecinin ne olduğuna ve başarılı bir İK onboarding süreci için gerekli 10 adımı ele alacağız.
Çalışan Onboarding’i Nedir?
Çalışan onboarding süreci bir kuruluştan diğerine farklılık gösterir. Süreç neredeyse benzer olma eğiliminde olsa da, ilgili zaman aralığı ve görevler her şirkette farklı olabilir.
Eskiden işe alım süreci (onboarding) işe alma evrakları olarak görünüyordu. Günümüzde ise, çalışan işe alımının anlamı konusunda farklı bir bakış açısı bulunuyor. Çalışan işe alım süreci (onboarding), bir teklifin yayınlandığı andan, bir çalışanın kuruluşa verimli bir şekilde katkıda bulunan kişi haline geldiği zamana kadar kapsayan sürece denir.
Onboarding, teklifte bulunulan andan, çalışanın bir rol için gerçekten üretmeye başladığı ana kadar geçen süreyi kapsar. Ancak, bunu başarmak için geçen süre bir işletmeden diğerine değişebilir. Oryantasyon programı, eğitim planı, performans metriklerinin oluşturulması ve geri bildirim döngüsü dahil olmak üzere bu zaman dilimine giren her süreç onboarding tanımı altında bölümlere ayrılır.
Çalışan Onboarding Süreci Nedir?
Çalışan onboarding süreci, işe başlayan yeni çalışanın şirketin ortamını ve kültürünü tanıması sürecidir. Onboarding süreci, temel olarak yeni çalışanın çalışma alanlarına, şirket politikalarına ve şirket kültürüne aşina olmasını içerir.
Şirketlerin çalışanlarına sorunsuz bir işe alım deneyimi sunması oldukça önemlidir. İyi bir onboarding süreci, çalışanı ekibin üretken bir üyesi olmasına yardımcı olacak araç ve tekniklerle donatmayı amaçlar. Ayrıca çalışan, işe alım sırasında kendisinden ne beklendiğini ve şirketin nasıl çalıştığını öğrenir. Onboarding süreci, yeni işe alma oryantasyonu, eğitim, sosyalleşme vb. gibi çeşitli faaliyetleri içerir.
Çalışan onboarding süreci, temel bir İK faaliyetidir. Etkili bir onboarding süreci, uzun vadede çalışanların elde tutulmasını sağlamanın en iyi yoludur. Etkili bir onboarding süreci için, İK ekibinin çalışanların bakış açısından düşünmesi gerekir. Bu nedenle, İK ekibi iyi bir onboarding stratejisi hazırlamalıdır. Onboarding süreci, yaklaşık olarak 6-8 ay ila bir yıl arasında sürer.
Çalışan Onboarding’i Neden Önemlidir?
Çalışan onboarding’i, bir çalışanın mülakat sürecinden hemen sonra işletmeyle yaptığı ilk etkileşimdir.
- Onboarding süreci çalışanın beklentilerini karşılayamazsa, çalışan iş teklifini kabul ettiği için pişman olabilir.
- Çalışanları işe almak uzun bir süreç olabilir. Şirketler, en iyi yetenekleri elinde tutmak isterler. Araştırmalar, iyi düzenlenmiş bir onboarding sürecinden geçen çalışanların şirkette 3 yıldan daha uzun süre kalma ihtimallerinin %58 daha yüksek olduğunu göstermiştir. İyi yönetilemeyen bir onboarding süreci işletme hakkında olumsuz izlenim bırakabilir. Bu da, çalışanların işletme hakkında önyargılı düşüncelere sahip olmalarına ve nihayetinde işten erken ayrılmalarına neden olur. Yetenekli çalışanları elde tutmak şirketlerin hem zamandan hem de paradan tasarruf etmesine yardımcı olur.
- Yeni işe başlayan çalışanın işlerine alışmasına, şirketi tanımasına, iş hedefleri konusunda netlik kazanmasına ve diğer çalışanlarla iyi bir ilişki kurmasına yardımcı olmak için sağlam bir onboarding süreci gereklidir.
- İyi bir onboarding süreci, çalışanların ekiplerle daha hızlı kaynaşmalarına yardımcı olur.
- İyi bir onboarding süreci, şirketin işveren markasını hem doğrudan hem de dolaylı olarak iyileştirir.
- Onboarding, çalışanların kendilerini değerli ve motive hissetmelerine yardımcı olur. Sonuç olarak, iş verimlilikleri artar.
Onboarding Sürecinde Neler Yapılmalı?
1. Teklif Hazırlamak
Çalışan onboarding süreci, işe alım aşamasından hemen sonra başlar. İşe alınacak çalışan seçildikten sonra İK yöneticisi, teklif mektubu, işe alım formları gibi belgeleri çalışana gönderir. Yaklaşımı şeffaf tutmak, çalışanı işletmenin kültürüne alıştırır ve ne beklemesi gerektiğini bilmesini sağlar.
Çalışan işe alım sürecinde teklif kontrol listesini şunları içerir:
- İşe alınacak pozisyonun ayrıntılı bir tanımı, işin sorumlulukları, gereklilikleri ve çalışma saatleri gibi konuları yazın.
- Aday ile telefon görüşmesi yapın. Bu, daha iyi iletişim kurmanıza yardımcı olur.
- Çalışanın ücreti, vergi kesintileri, ödenekler, primler, sağlık sigortası, emeklilik planları gibi mali hakları hakkında bilgi verin.
- Çalışanın ne zaman işe başlayabileceğini öğrenin.
2. Teklif Kabulü
Teklif sunulduktan sonraki adım, çalışanın teklifleri kabul etmesini içerir. Çalışan teklifi kabul ettikten sonra çalışan oryantasyon ve onboarding süreci planlanmalıdır. Teklif kabulünden sonra yapılacaklar listesi:
- Gerekli formları, politikaları ve belgeleri hazırlayın.
- Çalışan sözleşmesini yapın.
- Çalışan el kitabını (Davranış Kuralları, devam ve izin politikası, Gizlilik Politikası, Sağlık ve Güvenlik Politikası vb.) hazırlayın.
3. Bekleme Süresi
Bir çalışanın teklifi kabul etmesi, işe başlama tarihinde orada olacağını garanti etmez. Bekleme süresi boyunca çalışan, diğer potansiyel işverenlerden gelen tekliflere de açık olabilir. Bu nedenle, çalışanla iyi bir ilişki kurmak çok önemlidir.
4. İşe Başlama Günü
İlk gün, yeni işe başlayan çalışan endişeli, mutlu, heyecanlı ve gergin hissedebilir. Bu nedenle, İK yöneticilerinin birincil görevi, işe yeni başlayan çalışanın kendisini iyi ve rahat hissetmesini sağlamaktır. Yeni işe başlayan çalışanda aidiyet duygusu uyandırmak, kendisini şirkete daha bağlı hissetmesini ve işine daha iyi odaklanmasını sağlar.
Çalışanın ilk iş gününden önce yapmanız gereken birkaç şey şunlardır:
- Oryantasyon programını hazırlayın.
- BT varlıklarını (e-posta erişimi vb.) oluşturun.
- Gerekli ofis malzemelerini hazır edin (mobilya, anahtarlar, erişim kartı, bilgisayar vb.).
- Bir maaş hesabı oluşturun.
- Çalışanın ilk iş gününde yanında olacak bir ekip üyesi seçin
5. Diğer Departmanlar ile Koordinasyon
İK dışındaki ekip üyeleri ve yöneticilerle koordinasyon sağlamak ve yeni işe başlayacak çalışanın ilk iş günü tarihini onlara bildirmek gerekir. İK profesyoneli, onboarding ve oryantasyon sürecini planlamak için diğer çalışanlardan yardım alabilir.
6. Eğitim ve Oryantasyon
Oryantasyon, yeni işe başlayan çalışana şirketin kültürü hakkında genel bir bakış ve şirket hedefleri hakkında fikir verir. Bu aşamada, işe yeni başlayan çalışana şirket içindeki ekipler, ekip süreçleri ve şirket politikaları hakkında bilgiler verir. Aynı zamanda, bu süreçte çalışana bazı temel eğitimler de verilir.
7. Geri Bildirim
Geri bildirim, bir çalışanın performansı hakkında bilgi sağlayan geri dönüşlerdir. Geri bildirim almak, çalışanların gelişimi için çok önemlidir. Geri bildirim, bir çalışanın neyi doğru yaptığını ve neleri geliştirmesi gerektiğini anlamasına yardımcı olur.
Ayrıca geri bildirim, işletmeler için de önemlidir. Çalışanlardan gelen geri bildirimler, bir işletmenin neyi iyi yaptığını ve neleri iyileştirmesi gerektiğini anlamasına yardımcı olur.
Onboarding Checklist
Onboarding Checklist, yeni bir çalışanın işe başlaması sırasında tamamlanması gereken tüm adımların listesi olarak tanımlanabilir. Bu liste, işe alım sürecinden itibaren çalışanın işyerine tam entegre olana kadar geçmesi gereken aşamaları içerir.
İşte İK personelinin ve yöneticilerin işe yeni başlayan çalışanlarını uzun süre elde tutmak için yapması gereken Onboarding listesi:
✅ Yeni çalışana şirkete resmi olarak hoş geldin demek için bir mesaj gönderin.
✅ Çalışanın şirketin bölümlerini, ofislerini, toplantı odalarını ve diğer önemli alanlarını tanıtın.
✅ Çalışanın iş arkadaşları ile tanışmasını sağlayın.
✅ Şirket hakkında genel bilgiler, şirket kültürü, vizyon ve misyon gibi bilgiler verin.
✅ İşletme politikaları ve prosedürleri hakkında bilgi verin.
✅ Çalışanın ihtiyaç duyacağı ekipmanlar ve kaynakları temin edin.
✅ Çalışanın işi ve görevleri hakkında eğitim verin.
✅ Çalışanın iş performansını değerlendirmek için belirli hedefler ve beklentiler koyun.
✅ Çalışanın performansını gözden geçirin ve geri bildirimde bulunun.
✅ Çalışanın herhangi bir endişesi veya sorunu olup olmadığını kontrol edin.
✅ Kariyer planlama ve ilerleme hakkında konuşun.
✅ Çalışandan herhangi bir konuda geri bildirim alın.
✅ Herhangi bir ek eğitime ihtiyaç duyup duymadığını belirleyin.
Sonuç
İyi bir onboarding süreci, çalışanları motive eder. Ayrıca, çalışanların şirkete karşı aidiyet duygusu hissetmelerini sağlar. İşverenler için güçlü bir onboarding süreci oluşturmak çok önemlidir, ancak en başta kaliteli yetenekleri çekmek daha da önemlidir.
Coderspace’in 90.000+ teknoloji yeteneği havuzundan adayları inceleyin. Doğru teknoloji yeteneğini en kısa sürede şirketinize yerleştirelim.
