İnsan kaynaklarında çalışıyorsanız, düzenli olarak takip etmeniz gereken sayısız süreç ve sorumluluğunuzun olduğunu çok iyi bilirsiniz. İşte bu noktada, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), İK süreçlerini kolaylaştırmaya yarar. Bu yazımızda, HRIS'in ne olduğuna, ne işe yaradığına ve faydalarının neler olduğuna değiniyoruz.
HRIS Nedir?
HRIS veya İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, bir işletmedeki insan kaynakları yönetimi faaliyetlerini otomatize etmek için kullanılan bir yazılımdır. HRIS, işletmelerin çalışan verilerini, özlük bilgilerini, bordro, sosyal haklarını, maaş bilgilerini, performans yönetimini, eğitimlerini ve diğer insan kaynakları işlemlerini yönetmelerine yardımcı olan bir sistemdir.
Genellikle insan kaynakları uzmanları tarafından kullanılan yazılım sistemleridir. HRIS sistemlerinin kullanım amacı, İK süreçlerini otomatikleştirmek ve çalışan bilgilerinin yönetimini kolaylaştırmaktır. İşletmedeki çalışanlar hakkında veri toplamak ve depolamak için kullanılır. HRIS, tüm İnsan Kaynakları Yönetimi (HRM) için gereken temel işlevleri kapsar. İşe alım, performans yönetimi, öğrenme, gelişim ve daha fazlası…
HRIS yazılımı, şirketin kendi teknik altyapısında çalışabilir. Bulut tabanlı HRIS yazılımları da olabilir. Bulut tabanlı olması, İK yazılımının her yerden çalışmasını ve güncellemeyi kolay hale getirmeyi sağlar.
HRIS Sistemi Nasıl Çalışır?
HRIS sistemi, insan kaynakları işlemlerini yürütmek için bir dizi araç ve özellik sağlar. Bu araçlar ve özellikler, insan kaynakları departmanının verimliliğini artırmak ve işletmenin insan kaynakları verilerini daha iyi yönetmesini sağlamak için tasarlanmıştır.
HRIS sistemi, işletmelerin insan kaynakları verilerini otomatik olarak toplamasına, depolamasına ve işlemesine izin verir. Bu veriler, çalışanların özlük bilgileri, maaş bilgileri, performans yönetimi verileri, işe alım süreci verileri, eğitimler ve diğer insan kaynakları verilerini içerir. Ayrıca, HRIS sistemi işletmelere raporlama ve analiz yapma imkanı sağlar. Bu sayede işletmeler, insan kaynakları verilerini daha iyi anlayabilir ve daha iyi kararlar alabilir.
HRIS Ne İşe Yarar?
HRIS sistemini kullanmanın şirketler için birçok faydası vardır. Bu nedenle, her büyüklükteki şirket, bu aracı kullanmalı. HRIS çalışan bilgilerini tek bir yerde tutar. Böylece, çalışanlara ait tüm veriler tek bir yerde toplanmış olur. Özellikle kalabalık ekiplerde HRIS kullanmak, İK ve çalışan için birçok fayda sağlar.
HRIS’nin başlıca avantajları şunlardır:
- Verileri toplama - HRIS, çalışanlarla ilgili verileri tutan ve takip eden bir sistemdir. Personel verileri söz konusu olduğunda tek doğru kaynak olarak görülür.
- Organize etme - HRIS, çalışan tabanındaki bilgileri yönetmeyi daha iyi organize eder. Hatta daha düzenli olmakla kalmaz, aynı zamanda her gün tekrarlanan küçük görevleri optimize etmeyi de sağlar.
- Bilgi toplama - Bazı veriler yasal nedenlerle toplanır ve saklanır. Bu veriler arasında hırsızlık, dolandırıcılık veya diğer uygunsuz davranışlar durumunda çalışanların kimliğinin belirlenmesine yönelik materyaller, kaza durumunda ilk iletişim bilgileri ve vergi dairesi için vatandaş kimlik bilgileri bulunur. Tüm bu bilgiler HRIS'te, güvenli ve emniyetli bir şekilde saklanır.
- Zaman Tasarrufu - HRIS tüm verileri tek bir yerde sakladığı için zamandan da tasarruf sağlar. İnsan kaynakları çalışanları bu verileri fiziksel evrak olarak aramakla uğraşmaz. Fiziksel olarak saklanan verileri doğru klasörde bulmak ve doğru sayfayı bulmak çalışanın zaman kaybetmesine neden olur.
- İK stratejisi - HRIS, İK ve iş stratejisini ilerletmek için gerekli verilerin izlenmesine izin verir. Aynı zamanda, HRIS doğru yapıldığında iyi bir çalışan deneyimi sunar.
- Çalışan deneyimi - HRIS, politikalar ve prosedürler, organizasyon şemaları, tazminat ve yan haklar, çalışan geçmişi gibi tüm bilgilere tek bir yerden erişmeye olanak tanır. Bu bilgilere çalışanlar dahi ulaşabilir. Bu düzeyde şeffaflık ve hızlı onay alma yeteneği çalışanlar için daha iyi bir deneyim sağlar.
- Daha az hata - Bilgiler ve süreçler tek bir kaynakta düzenli olarak toplandığından, hatalar da büyük ölçüde azalır.
HRIS İşlevleri
Farklı türde birçok HRIS sistemleri ve yazılımları bulunur. Genellikle şunları içerirler:
-
Aday Takip Sistemi (ATS)
Bu yazılım, şirketin tüm işe alım ihtiyaçlarını karşılar. İşe alım süreci kolaylaştırmak için birçok şirket başvuru takip sistemini (ATS) kullanır. Binlerce özgeçmişi toplayıp sıralar. İşe alım yöneticileri daha sonra ATS'yi kullanarak adayları inceleyebilir ve işe alma sürecindeki ilerlemelerini takip edebilir. ATS, işe alma sürecini bu şekilde dijitalleştirerek işverenlere zaman ve para tasarrufu sağlar.
-
Maaş Bordrosu
Bordro, çalışanların ödeme sürecini otomatikleştirir. Bordro, her kişi için gerekli çalışan bilgilerinin alınmasının yanı sıra saatlerin, ücretlerin, kesintilerin ve net ve brüt ücretlerin hesaplanmasını içerir. Çoğu bordro yönetimini insan kaynakları departmanı yapar. Bu tür işletmelerde gerekli bilgi ve formların çalışanlardan toplanmasından İK sorumludur.
-
Fayda Yönetimi
HRIS'in diğer bir önemli işlevi fayda yönetimidir. Çalışanlara sağlanan faydalar, bu sistemde de yönetilir.
-
Zaman ve Katılım
Bu modül, çalışanların iş başında bulundukları zaman verilerini toplar. Özellikle çalışanların işe girip çıktığı vardiyalı çalışma sisteminin bulunduğu şirketler için oldukça önemlidir. Bu sistemden önce çalışanlar genellikle çalışma saatlerini bir kağıda yazardı. Ardından, yöneticiler verileri bir zaman izleme sistemine manuel olarak girerdi. Bu verilere dayanarak çalışanların çalıştığı gün ve saat sayısı belirlenirdi. Buna göre de ödeme yapılırdı. Günümüzde ise çalışanlar işe genellikle HRIS ile senkronize edilmiş bir kartla giriş yapar. Bu, varış ve ayrılış için kesin bir zaman verir. Gecikme ile ilgili herhangi bir sorun kolayca tespit edilir.
-
Eğitim
Çalışan yönetimi söz konusu olduğunda öğrenme ve gelişme en önemli konulardan bir tanesidir. Bu modül, İK'nın çalışanların niteliklerini, sertifikalarını ve becerilerini izlemesine ve ayrıca şirket çalışanları için mevcut kursların ana hatlarını belirlemesine olanak tanır.
-
Performans Yönetimi
Performans yönetimi, bir kurumda çalışanların iş performanslarının sürekli olarak ölçülmesi, değerlendirilmesi, geliştirilmesi ve yönlendirilmesi sürecidir. Performans yönetimi sürecinde hedefler belirlenir, çalışanların işleriyle ilgili geri bildirimler verilir ve çalışanların gelişimleri için eğitim ve geliştirme planları oluşturulur. Bu süreç, çalışanların motivasyonunu arttırarak kurumun hedeflerine ulaşmasına ve verimliliğinin artmasına katkı sağlar. Aynı zamanda, yöneticilerin çalışanlarının performansını izlemesi ve çalışanların beceri ve yeteneklerini tanıması için de bir fırsat sunar.
-
Raporlama
HRIS sistemlerinde bulunan diğer bir işlev de raporlamadır. Bu sistem, çalışan devri, devamsızlık ve performans gibi çeşitli konularda otomatikleştirilmiş İK raporlarının oluşturulmasını sağlar. Bu raporlar şirket hakkında içgörülerin analizini içerir.
HRIS Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
HRIS sistemi seçerken işletmelerin dikkat etmesi gereken bazı faktörler vardır. Bu faktörler şunlardır:
- İşletmenin ihtiyaçları: İşletmelerin HRIS sistemi seçerken öncelikle ihtiyaçlarını belirlemesi gerekir. İşletmelerin ihtiyaçlarına göre farklı HRIS sistemleri tercih edilebilir.
- Özellikler: HRIS sistemi seçerken işletmelerin dikkat etmesi gereken bir diğer faktör de sistemde bulunan özelliklerdir. İşletmeler, HRIS sistemi seçerken işlerini kolaylaştıracak özelliklere sahip bir sistem tercih etmelidirler.
- Kullanım kolaylığı: HRIS sistemi seçerken kullanım kolaylığı da önemli bir faktördür. İşletmeler, HRIS sistemi seçerken kullanımı kolay olan bir sistem tercih etmelidirler.
- Güvenlik: HRIS sistemi seçerken işletmelerin dikkat etmesi gereken bir diğer faktör de güvenliktir. İşletmeler, HRIS sistemi seçerken verilerin güvenliğini sağlayacak bir sistem tercih etmelidirler.
- Maliyet: HRIS sistemi seçerken işletmelerin dikkat etmesi gereken bir diğer faktör de maliyettir. İşletmeler, HRIS sistemi seçerken bütçelerini de göz önünde bulundurmalıdırlar.
HRIS Yazılımı Türleri
1. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (HRIS)
HRIS yazılımı çalışan bilgileri, maaşları, sosyal hakları, organizasyon şemaları ve politikalar gibi insan kaynakları departmanlarıyla ilgili bilgileri depolar. Bunları tek bir sistemde birleştirir.
2. İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri (HRMS)
HRMS yazılımı, işe alım programları, performans inceleme süreçleri ve zaman takibi dahil olmak üzere yönetim ve otomasyon ögeleri ekleyerek bir HRIS üzerinde çalışır.
3. İnsan Sermayesi Yönetimi (HCM)
HCM, çalışan bağlılığı, kariyer gelişimi ve genel üretkenlik gibi insan stratejisine odaklanan ek araçlar sunar.
HRIS'i Başarıyla Uygulamak İçin Yapmanız Gerekenler
- Şirket olarak amaçlarınızı ve hedeflerinizi belirleyin. Neden bir HRIS'e ihtiyacınız olduğunu ve işletmenize nasıl yardımcı olmasını beklediğinizi belirleyin.
- HRIS araştırması yapın. İşletmenizin ihtiyaçlarına en uygun olanı seçin.
- Uygulamayı kullanarak faaliyetlerin bir planını oluşturun.
- Sistem kullanıcılarına, uygulama hakkında eğitim verin.
- Sistemin şirketin amaç ve hedeflerini karşıladığından emin olmak için performansını yorumlayın. Bu performans raporuna göre, gereken değişiklikleri yapın.
İK Yöneticileri HRIS'i Neden Önemsemeli?
İK yöneticileri, yönetilmesi çok fazla zaman ve kaynak gerektiren günlük görevlerin birçoğunu düzene koymak ve otomatikleştirmek için HRIS'i kullanmalıdır. HRIS sistemleri ayrıca manuel süreçleri ortadan kaldırarak, verimliliği artırarak ve veri doğruluğunu iyileştirerek maliyetlerin de düşmesine yardımcı olur.
Hangi İşletmeler HRIS Kullanmalı?
Çalışan bulunduran her işletme bu sistemden yararlanmalı. Az sayıda çalışanın bilgilerini fiziksel bir şekilde yönetilebilse de, zaman kaybına neden olabilir. Hatta, küçük bir işletmede insan kaynakları sorumluluklarını işletme yöneticileri yerine getiriyor olabilir. Bu durumda, bir HRIS sistemi işletme sahiplerinin omuzlarındaki yükü azaltır.
